Illuminaire begeleiding & coaching hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie van cliënten, opdrachtgevers en bezoekers van de website. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, op welke grondslagen de verwerking plaatsvindt, met wie gegevens eventueel worden gedeeld, hoe gegevens worden beveiligd en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

Illuminaire begeleiding & coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Illuminaire begeleiding & coaching
Box C9318
Segment 3
6921 RC Duiven

E-mail: info@illuminaire-coaching.nl
Website: www.illuminaire-coaching.nl

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kan via bovenstaand e-mailadres contact worden opgenomen.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die Illuminaire begeleiding & coaching verwerkt in het kader van onder meer:

- particuliere coaching en psychosociale begeleiding;
- begeleiding op basis van een persoonsgebonden budget (PGB);
- begeleiding in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo);
- werkzaamheden die in opdracht van een zorgorganisatie of andere opdrachtgever worden uitgevoerd;
- contact met potentiële cliënten en opdrachtgevers;
- gebruik van het contactformulier en overige communicatie via de website;
- zakelijke communicatie per e-mail, telefoon, sms of WhatsApp;
- de bedrijfs- en financiële administratie.

Welke persoonsgegevens daadwerkelijk worden verwerkt, is afhankelijk van de aard van de dienstverlening en de betreffende overeenkomst of opdracht. Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de dienstverlening en de situatie kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

- voor- en achternaam;
- adres en woonplaats;
- geboortedatum;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst;
- gegevens over een PGB, Wmo-indicatie of andere voor de begeleiding relevante voorziening;
- gegevens over betrokken contactpersonen, zoals een Wmo-consulent, gemeente, SVB of betrokken zorgorganisatie;
- gegevens van relevante hulpverleners en behandelaars, zoals een huisarts, psycholoog, psychiater of andere behandelaar;
- inhoudelijke aantekeningen en gespreksverslagen;
- gegevens over de hulpvraag, begeleiding, voortgang en gemaakte afspraken;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor facturering en financiële administratie;
- gegevens die iemand zelf verstrekt via het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp;
- overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de betreffende begeleiding, overeenkomst of wettelijke verplichting.

4. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens

Voor de uitvoering van psychosociale begeleiding of andere zorg- en begeleidingstaken kan het noodzakelijk zijn om gegevens over de lichamelijke of psychische gezondheid van een cliënt te verwerken. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom met extra zorgvuldigheid behandeld.

Dergelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de betreffende begeleiding of dienstverlening en wanneer daarvoor naast een geldige grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) tevens een toepasselijke uitzondering op het verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat.

Afhankelijk van de aard van de dienstverlening kan deze verwerking onder meer noodzakelijk zijn voor het bieden, organiseren of beheren van passende zorg of begeleiding, op grond van toepasselijke wet- en regelgeving of, wanneer dit de passende grondslag is, op basis van uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

Bij werkzaamheden die in opdracht van een andere zorgorganisatie worden verricht, kunnen aanvullende privacyafspraken, protocollen en verantwoordelijkheden van die organisatie van toepassing zijn.

5. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

- het beoordelen en beantwoorden van een hulp- of informatievraag;
- het aangaan en uitvoeren van een begeleidingsovereenkomst of andere overeenkomst;
- het bieden en afstemmen van coaching, psychosociale begeleiding en andere overeengekomen dienstverlening;
- het vastleggen en volgen van de voortgang van de begeleiding;
- het onderhouden van contact met de cliënt;
- het afstemmen met andere betrokken professionals of instanties wanneer dit voor de begeleiding noodzakelijk en toegestaan is;
- het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een zorgorganisatie;
- het uitvoeren en administreren van PGB- of Wmo-gerelateerde dienstverlening;
- facturering, betalingen en het voeren van de financiële administratie;
- het nakomen van wettelijke verplichtingen;
- het behandelen van vragen, klachten of privacyverzoeken;
- het beveiligen en goed functioneren van de website en communicatievoorzieningen.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor zij zijn verzameld.

6. Grondslagen voor de verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan verwerking plaatsvinden omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten daarvan;
- een wettelijke verplichting moet worden nagekomen;
- daarvoor geldige toestemming is gegeven;
- een gerechtvaardigd belang bestaat, voor zover de belangen en privacyrechten van de betrokkene daaraan niet in de weg staan;
- of een andere in de AVG opgenomen grondslag van toepassing is.

Wanneer toestemming de grondslag voor een verwerking vormt, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

7. Delen van persoonsgegevens met anderen

Persoonsgegevens worden niet zonder reden aan derden verstrekt.

Gegevens kunnen, afhankelijk van de betreffende begeleiding, overeenkomst of opdracht, worden gedeeld met bijvoorbeeld:

- een gemeente of betrokken Wmo-consulent;
- de Sociale Verzekeringsbank (SVB), wanneer dit voor de betreffende PGB-constructie van toepassing is;
- een zorgorganisatie of andere opdrachtgever waarvoor werkzaamheden worden uitgevoerd;
- een huisarts, psycholoog, psychiater of andere bij de cliënt betrokken behandelaar of hulpverlener;
- andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

Gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit voor de betreffende situatie noodzakelijk en toegestaan is. Waar toestemming vereist is, worden gegevens alleen gedeeld nadat daarvoor geldige toestemming is verkregen.

Bij particuliere coaching worden gegevens bijvoorbeeld niet met een gemeente, SVB of zorgorganisatie gedeeld wanneer deze partijen niet bij de dienstverlening betrokken zijn.

8. Veiligheid, huiselijk geweld, kindermishandeling en ernstige situaties

Vertrouwelijkheid vormt het uitgangspunt bij de verwerking en uitwisseling van cliëntgegevens.

In situaties waarin sprake is van signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling wordt gehandeld overeenkomstig de toepasselijke meldcode en het daarbij behorende afwegingskader. Indien uit die afweging volgt dat een melding noodzakelijk is, kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met Veilig Thuis.

Daarnaast kunnen zich uitzonderlijke situaties voordoen waarin verstrekking van gegevens zonder toestemming wettelijk verplicht of anderszins rechtmatig en noodzakelijk is, bijvoorbeeld ter voorkoming van ernstig gevaar voor de cliënt of anderen. Daarbij wordt steeds zorgvuldig afgewogen welke gegevens noodzakelijk zijn en worden niet meer gegevens verstrekt dan voor het betreffende doel nodig is.

9. Communicatie via WhatsApp

Voor zakelijke communicatie met cliënten kan gebruik worden gemaakt van WhatsApp op een zakelijke telefoon.

WhatsApp wordt in beginsel gebruikt voor praktische communicatie, zoals het maken of wijzigen van afspraken en kort contact rondom de begeleiding. Bij het delen van gevoelige of uitgebreide inhoudelijke informatie wordt rekening gehouden met de aard van de gegevens en wordt waar nodig een geschikter communicatiekanaal gebruikt.

De zakelijke WhatsApp-omgeving wordt beveiligd met beschikbare beveiligingsmaatregelen, waaronder tweestapsverificatie en toegangsbeveiliging van het apparaat en de applicatie.

10. Contactformulier en website

Via het contactformulier op de website kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, zoals een naam, e-mailadres en de inhoud van een bericht. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de betreffende vraag of het verzoek te behandelen en eventueel vervolgcontact mogelijk te maken.

De website maakt gebruik van een beveiligde verbinding. Daarnaast worden passende technische en organisatorische maatregelen toegepast om persoonsgegevens te beschermen.

Informatie over het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken is opgenomen in de afzonderlijke cookieverklaring op de website.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Illuminaire begeleiding & coaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, onrechtmatige verwerking of verstrekking.

Daarbij wordt, afhankelijk van het gebruikte systeem en de aard van de gegevens, onder andere gebruikgemaakt van:

- beveiligde en versleutelde opslag van cliëntgegevens;
- toegangsbeveiliging van laptop en zakelijke telefoon;
- automatische apparaatvergrendeling;
- sterke toegangscodes en wachtwoorden;
- tweestaps- of meervoudige authenticatie waar dit passend en beschikbaar is;
- beveiliging van zakelijke WhatsApp;
- actuele software en beveiligingsupdates;
- een beveiligde verbinding met de website;
- passende beveiliging van back-ups en andere digitale gegevensdragers.

Toegang tot cliëntgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben. Als zelfstandig ondernemer heeft uitsluitend Illuminaire begeleiding & coaching zelf toegang tot de eigen cliëntdossiers, tenzij in het kader van een specifieke opdracht andere afspraken of wettelijke verplichtingen gelden.

12. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Voor cliënt- en begeleidingsdossiers wordt de bewaartermijn bepaald aan de hand van de aard van de dienstverlening, de toepasselijke wet- en regelgeving en de noodzaak om gegevens nog te bewaren. Wanneer voor een specifieke vorm van zorg of begeleiding een wettelijke bewaartermijn geldt, wordt die termijn gevolgd.

Wanneer geen specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, worden cliëntgegevens niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de dienstverlening, eventuele nazorg, het afhandelen van vragen of klachten en het kunnen vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechten en verplichtingen.

Gegevens die onderdeel uitmaken van de fiscale administratie worden in beginsel gedurende zeven jaar bewaard, voor zover de fiscale wetgeving dit vereist.

Gegevens uit een eerste contact of aanvraag die niet tot een overeenkomst leidt, worden verwijderd zodra zij niet meer noodzakelijk zijn, tenzij er een gerechtvaardigde reden bestaat om deze nog gedurende een beperkte periode te bewaren.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of op een veilige wijze vernietigd.

13. Dienstverleners en verwerkers

Voor de bedrijfsvoering kunnen externe dienstverleners worden gebruikt, bijvoorbeeld voor websitehosting, e-mail, telecommunicatie, digitale communicatie of toekomstige administratieve dienstverlening.

Wanneer een externe partij in opdracht van Illuminaire begeleiding & coaching persoonsgegevens verwerkt, worden waar dit op grond van de AVG vereist is passende afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van die gegevens.

Er worden niet meer persoonsgegevens aan dergelijke partijen beschikbaar gesteld dan noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening.

14. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Bij het gebruik van bepaalde digitale diensten kan verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of doorgegeven, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of andere wettelijk toegestane waarborgen.

Bij de keuze en het gebruik van digitale dienstverleners wordt rekening gehouden met de bescherming van persoonsgegevens.

15. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Illuminaire begeleiding & coaching maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering waarbij zonder menselijke tussenkomst besluiten over cliënten worden genomen of persoonlijke kenmerken automatisch worden beoordeeld of voorspeld.

Beoordelingen en professionele afwegingen in het kader van begeleiding worden door de begeleider zelf gemaakt.

16. Privacyrechten

Iedere betrokkene heeft, voor zover de AVG en andere toepasselijke wetgeving daarin voorzien, het recht om:

- persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
- gegeven toestemming in te trekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Aan sommige privacyrechten kunnen wettelijke voorwaarden of uitzonderingen verbonden zijn. Zo kan een verzoek tot verwijdering niet altijd volledig worden uitgevoerd wanneer bepaalde gegevens op grond van een wettelijke bewaarplicht moeten worden bewaard.

Een verzoek met betrekking tot privacyrechten kan worden ingediend via:

info@illuminaire-coaching.nl

Een verzoek wordt zo spoedig mogelijk en binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn behandeld. Wanneer dit nodig is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan worden gevraagd om aanvullende informatie waarmee de identiteit op passende wijze kan worden vastgesteld.

17. Klachten over privacy

Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen in eerste instantie worden gericht aan Illuminaire begeleiding & coaching via:

info@illuminaire-coaching.nl

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en de AVG.

18. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving wijzigen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Illuminaire begeleiding & coaching. Het is daarom raadzaam deze privacyverklaring van tijd tot tijd te raadplegen.

Versie: september 2026